Lições aprendidas no cumprimento dos requisitos CoreTrustSeal: o caso do DataRepositóriUM

Abstract

O Repositório Institucional de dados de investigação da Universidade do Minho – DataRepositóriUM – iniciou o processo de preparação para obtenção da certificação CoreTrustSeal em 2022, procedendo à submissão da avaliação dos requisitos em 2023. Esta apresentação detalha a metodologia seguida no processo de preparação para cumprimento dos requisitos formais do CoreTrustSeal, as lições aprendidas com o processo de qualificação do DataRepositóriUM, com foco nos principais desafios para o cumprimento dos requisitos. A melhoria contínua na prestação deste serviço, quer no domínio da maior visibilidade e utilização pelos potenciais utilizadores da comunidade da UMinho, quer no domínio dos procedimentos, workflows e documentação, foi assumida desde o início, pela coordenação do serviço nas Bibliotecas da UMinho. A certificação de confiabilidade, estabelecida pelo CoreTrustSeal, foi por isso mesmo um dos objetivos definidos para os primeiros anos de operação. Esta certificação é um processo agregador de auto-avaliação e validação que integra a certificação mais ampla do Nestor-Seal DIN 31644 e a certificação mais formal da ISSO 16363. A equipa do gabinete de Gestão de Informação Científica, Repositórios e Ciência Aberta dos serviços de Documentação e Bibliotecas da UMinho desenvolveu um processo cuidadoso de preparação da certificação e de auto-avaliação, que incluiu: i) Auto-diagnóstico e identificação das lacunas mais críticas para o cumprimento dos requisitos; ii) Documentação dos processos e políticas associados aos requisitos parcialmente cumpridos, mas não devidamente documentados; iii) Criação dos processos e políticas do serviço associados aos requisitos por cumprir ou pouco definidos; iv) Disponibilização e agregação da informação, documentação dos processos numa página web pública de suporte ao DataRepositóriUM; v) Associação dos principais processos, atividades e políticas definidas no quadro da certificação CoreTrustSeal ao Sistema de Gestão de Qualidade da USDB. Neste processo de preparação e implementação das práticas que asseguram a qualidade da gestão do repositório, alguns dos requisitos assumem-se como desafios acrescidos no processo de compatibilidade. Neste processo destacamos como os mais desafiantes, a política de curadoria no que respeita à definição dos procedimentos e dos níveis de curadoria a aplicar, a conceção do plano de preservação e a implementação de workflow de depósito e validação de metadados, que assegurem a qualidade dos processos de publicação dos conjuntos de dados, a gestão da infraestrutura e questões de segurança. Com esta apresentação espera-se dar uma visão holística do processo de certificação CoreTrsutSeal, associado a um repositório institucional de uma Universidade, com destaque para os principais desafios enfrentados no cumprimento dos requisitos e a sua incorporação na gestão operacional do repositório.