Conceção e implementação de um Sistema de Gestão da Qualidade: o caso de uma microempresa

Abstract

Os fenómenos de globalização e avanço tecnológico, bem como a pandemia, afetam negativamente as empresas de todas as indústrias, independentemente da sua dimensão. É então necessário procurar soluções que permitam às empresas manterem-se competitivas, mitigando as adversidades existentes. No caso da microempresa em estudo (ACRIPAL), foram identificados dois problemas críticos – a falta de informação documentada e a falta de estrutura organizacional – que estavam a dificultar o desenvolvimento da mesma. No entanto, todos os elementos possuíam o mesmo objetivo: evoluir a organização. Desta forma, o Sistema de Gestão da Qualidade (SGQ) surge como uma ferramenta capaz de potenciar o crescimento sustentável e o aumento de desempenho da ACRIPAL, de forma a corresponder continuamente às necessidades e expectativas dos seus clientes e partes interessadas. Para tal, o projeto focou-se na conceção e implementação de um SGQ ajustado à dimensão de microempresa apresentada pela ACRIPAL. Na fase de conceção, foram estipulados 55 documentos necessários para satisfazer os requisitos da norma ISO 9001:2015. Dos 55 documentos, apenas foram elaborados e implementados 35 documentos, o que confere um total de 64% do SGQ implementado. No entanto, o presente projeto de dissertação permitiu implementar uma abordagem por processos, definir objetivos estratégicos e operacionais, definir indicadores de desempenho, aumentar a quantidade de informação documentada, aumentar a integração de informação, diminuir as falhas de comunicação e de informação, aumentar a motivação dos colaboradores e, consequentemente, criar uma estrutura organizacional estável. Todos estes fatores atualmente existentes possibilitarão o crescimento sustentável que a organização tem como objetivo. Analisando os registos dos últimos 3 meses do projeto, foi ainda possível observar que a organização cumpriu em 81% com os seus objetivos de gestão. Portanto, o projeto auxiliou a organização a fortalecer o seu desempenho, aumentando a qualidade dos produtos e serviços. Concluindo, é possível conceber e implementar um SGQ em microempresas, independentemente do seu setor ou sistema produtivo apresentado, possibilitando o alcance de benefícios quantitativos e qualitativos a curto e longo prazo, que permitem aumentar o seu desempenho.

The phenomenon of globalization and technological advancement, as well as the pandemic, negatively affect companies in all industries, regardless of their size. Then it is necessary to look for solutions that allow companies to remain competitive, mitigating existing adversities. In the case of the micro company under study (ACRIPAL), two critical problems were identified – the lack of documented information and the lack of organizational structure – that were hampering its development. However, all elements had the same objective: to evolve the organization. In this way, the Quality Management System (QMS) emerges as a tool capable of enhancing ACRIPAL's sustainable growth and performance increase, to continuously respond to the needs and expectations of its customers and stakeholders. To this purpose, the project focused on the design and implementation of a QMS adjusted to the micro company dimension presented by ACRIPAL. At the design stage, 55 documents necessary to meet the requirements of the ISO 9001:2015 were stipulated. Of the 55 documents, only 35 documents were written and implemented, which gives a total of 64% of the implemented QMS. However, this dissertation project allowed implementing a process approach, defining strategic and operational objectives, defining performance indicators, increasing the amount of documented information, increasing the integration of information, decreasing communication and information failures, increasing the employee motivation and, consequently, create a stable organizational structure. All these factors that currently exist will enable the sustainable growth that the organization has as its objective. Analyzing the records of the last 3 months of the project, it was also possible to observe that the organization fulfilled 81% of its management objectives. Therefore, the project helped the organization to strengthen its performance, increasing the quality of products and services. In conclusion, it is possible to design and implement a QMS in micro companies, regardless of their sector or production system presented, enabling the achievement of quantitative and qualitative benefits in the short and long term, which allow them to increase their performance.