Melhoria das condições de trabalho utilizando princípios Lean Office e ergonómicos

Abstract

Cada vez mais as empresas sentem a necessidade de melhorar continuamente e de se adaptarem a novas realidades. Para obterem resultados mais satisfatórios, as organizações têm optado por abordagens Lean Office nas áreas administrativas. No entanto, a aplicação individual de ferramentas Lean, negligenciando a Ergonomia dos colaboradores pode prejudicar as condições de trabalho e a longo prazo afetar o desempenho. A presente dissertação enquadra-se no âmbito no Mestrado em Engenharia e Gestão da Qualidade da Universidade do Minho. Foi realizada em contexto empresarial, na EQS e o principal objetivo foi melhorar as condições de trabalho através da utilização de princípios Lean Office e Ergonómicos, procurando a redução de desperdícios. Para se atingirem os objetivos, foi utilizada a metodologia de investigação action-research, que especifica o seguimento de cinco passos: diagnóstico do problema, planeamento de ações, implementação de ações, avaliação dos resultados e especificação de aprendizagem. Primeiramente, foi realizada uma revisão bibliográfica dos principais conceitos, metodologias e ferramentas associadas ao Lean e à Ergonomia, e uma análise crítica sobre a relação entre as duas temáticas. Depois, foram utilizadas ferramentas de diagnóstico como auditorias 6S, auditorias 5S, o Questionário Nórdico Musculoesquelético e o Rapid Office Strain Assessment e foi feita uma análise critica aos problemas. Para reduzir ou eliminar o impacto dos problemas foram criadas, planeadas e implementadas propostas de melhoria. Estas relacionam-se com a implementação da metodologia 6S a nível físico, 5S a nível digital, ginástica laboral, melhoria de posturas, reposicionamento de componentes e aquisição de equipamentos. O principal resultado obtido a nível ergonómico foi a redução de 12% na pontuação do método ROSA, prevenindo as Lesões Musculoesqueléticas Relacionadas com o Trabalho e uma diminuição estimada das queixas apresentadas no questionário. Com a implementação dos 6S e 5S foi possível reduzir o tempo de procura de informação e melhorar o resultado médio das auditorias finais em 59% e 479%, respetivamente.

The increasing competitiveness and demands of the market have compelled companies to continuously improve and adapt to new realities. To achieve more satisfactory results, organizations have been opting for Lean Office approaches in administrative areas. However, the individual application of Lean tools, neglecting employee ergonomics, can harm working conditions and affect performance in the long run. This dissertation is part of the Master's in Engineering and Quality Management at the University of Minho. It was carried out in a corporate context, at EQS, with the primary goal of enhancing working conditions by applying Lean Office and Ergonomic principles, seeking for waste reduction. To achieve these objectives, the action-research methodology was used, which determines the follow-up of five steps: problem diagnosis, action planning, action implementation, results evaluation, and learning specification. Firstly, a literature review of the Lean and Ergonomic concepts, methodologies and tools was developed along with a critical analysis of the relation between the two topics. Furthermore, in the diagnosis and evaluation phase, tools such as 6S audits, 5S audits, the Nordic Musculoskeletal Questionnaire, and the Rapid Office Strain Assessment were implemented. Furthermore, a critical analysis of the problems was developed. In order to reduce or eliminate the impact of the identified problems, improvement proposals were created, planned, and implemented. These proposals included the implementation of the 6S methodology at a physical level, 5S at a digital level, stretching exercises, posture improvement, component repositioning, and equipment acquisition. The main ergonomic outcome achieved was a 12% reduction in ROSA method score, preventing Work-Related Musculoskeletal Disorders and an estimated decrease in complaints reported in the questionnaire. With the implementation of 6S and 5S, it was possible to reduce search time for information and improve the average results of final audits by 59% and 479%, respectively.