Self-service kiosk-based anamnesis system for emergency departments

Abstract

Emergency departments have a higher number of visits compared to other hospital de partments. Technology has played a crucial role in promoting improvements in hospital management and clinical performance. The number of visits to emergency departments has increased considerably, giving rise to crowding situations that cause several adverse effects. This situation negatively affects the provision of emergency services, impairs the quality of health care and increases the time patients wait for medical check-up. One of the leading causes contributing to the crowding is the high number of patients with low severity clinical condition. These are referred to as non-urgent or inappropriate patients, whose clinical situation should be taken care through self-care or primary health care. It is the responsibility of the institutions to analyse and quantify the possible causes of crowding to find the best solution to mitigate the adverse effects caused. It is believed that non-urgent patients can use the time spent in the waiting room more productively, namely by using a self-service kiosk to which they can provide valuable information to facilitate and accelerate the clinical processing. This work proposes a solution to be used in the waiting room of emergency departments, which aims to reduce the period of medical check-up. The solution uses a self-service kiosk for the patient to provide relevant clinical data that would otherwise have to be collected by the physician during the clinical observation process. In particular, the kiosk will collect vital signs, past medical history, main complaint and usual medication. This data will be processed and provided to the physician in a structured and uniform way before each medical check-up. The primary purpose of this solution is to reduce the period of patients’ medical check-up and thus improve the response capacity of the emergency departments with the same resources. During the Master’s work period, an Android application was implemented for patients to enter the clinical data mentioned above, and a Web application for physicians to access it. Additionally, a data warehouse was implemented to store the data in a consolidated way to discover hidden relationships and patterns in the data. The first moment of evaluation, undertaken in a non-hospital facility, shows positive acceptability by participants, with a large majority considering the system user-friendly. Due to the pandemic, it was impossible to perform the second planned evaluation moment in a real emergency environment.

Os serviços de urgência apresentam um número de visitas superior em comparação com outros serviços presentes nas instituições hospitalares. A afluência aos serviços de urgências tem vindo a aumentar consideravelmente, dando origem a situações de lotação que provocam diversos efeitos negativos nas instituições hospitalares. No geral, este fenômeno afeta negativamente a prestação dos serviços de urgência, prejudica a qualidade dos cuidados de saúde e faz aumentar o tempo que os doentes aguardam pela observação clínica na sala de espera. Uma das principais causas apontadas para o surgimento da lotação é o elevado número de doentes com condição clínica de baixa gravidade. Estes são designados como doentes não-urgentes ou inapropriados, cuja condição clínica poderia ser resolvida, idealmente, com recurso ao auto-cuidado ou a cuidados de saúde primários. É da responsabilidade das instituições analisar e quantificar as possíveis causas de lotação, de forma a encontrar a melhor solução para atenuar os efeitos negativos provocados. Acredita-se que os doentes não-urgentes tenham a capacidade de utilizar o tempo na sala de espera de forma mais produtiva, através da utilização de um quiosque self-service. Neste sentido e aliada à tecnologia, esta dissertação contextualiza uma solução para ser utilizada na sala de espera dos serviços de urgência, visando reduzir o período de observação clínico. Esta solução vem complementar a realização do procedimento inicial efetuado pelo médico, no consultório, através do uso de um quiosque. Assim, a recolha dos sinais vitais, história médica prévia, queixa principal e medicação habitual será efetuada pelos doentes no quiosque. Estes dados vão ser fornecidos de forma estruturada e organizada ao médico antes da realização da consulta. O objetivo principal desta solução é reduzir o período de observação clínico e assim melhorar a capacidade de resposta dos serviços de urgência com os mesmos recursos hospitalares. Durante o período da dissertação, foi implementada uma aplicação Android para os pacientes registarem os dados clínicos acima mencionados, e uma aplicação Web para os médicos acederem aos mesmos. Foi implementado também um data warehouse para a descoberta de relações e padrões escondidos nos dados. O primeiro momento de avaliação, realizado num ambiente não hospitalar, mostrou uma aceitabilidade positiva pelos partici pantes, com grande maioria a considerar o sistema user-friendly. Devido à pandemia, não foi possível realizar o segundo momento de avaliação planeado num serviço de urgências.