Controlo de gestão numa empresa de construção civil

Abstract

O setor da construção em Portugal depara-se com enormes dificuldades no que concerne ao cumprimento de prazos, custos e standards de qualidade exigidos, em resultado dos diversos fatores de incerteza que se encontram associados a esta área, como por exemplo as condições atmosféricas. Deste modo, é essencial aprimorar as estratégias de gestão das empresas, tornando-as mais eficientes e aptas para reagir a eventuais situações adversas. Na presente dissertação recorreu-se à metodologia investigação-ação como meio para identificar e sugerir possíveis oportunidades de melhoria associadas a vários procedimentos executados na organização estudada. Inicialmente foi analisado o relatório de fecho de obra que era utilizado pela organização para a deteção de desvios de custos nas obras, ao qual foram sugeridas algumas propostas de melhoria, de forma a torná-lo mais completo e assim englobar mais informações de caráter financeiro. Em resultado dos elevados desvios de custo associados a determinadas categoriais (como materiais, resíduos, deslocações e estadias), procedeu-se à análise das respetivas técnicas de orçamentação utilizadas e à proposta de novos procedimentos mais minuciosos, com vista a aproximar os custos orçamentados dos reais. O método da gestão de andaimes executado pela organização também foi avaliado com o objetivo de ser melhorado, tendo-se sugerido um outro mais rentável que envolve a compra de alguns modelos e o aluguer de outros ao invés do aluguer de todos os modelos (estratégia inicialmente adotada pela empresa). Ainda na fase de análise e melhoria de técnicas existentes, identificou-se que o procedimento utilizado na análise de contratos era bastante ineficiente, recomendando-se um novo método mais digital, rápido e económico. Com o intuito de simplificar o acesso aos dados, de facilitar a análise da informação e de controlar com rigor os resultados dos processos, foram criadas duas ferramentas que compreendem metodologias business intelligence. A primeira ferramenta, “dashboard”, corresponde a um painel de controlo composto pelos indicadores de desempenho essenciais à monitorização de cada processo. A segunda ferramenta, “Machine Learning”, será mais utilizada no processo de produção e permitirá prever se os custos totais de uma obra com determinadas características serão superiores aos previamente definidos em orçamento.

The construction sector in Portugal is facing great challenges and difficulties related with the fulfilment of the deadlines, costs and quality standards, as a result of the various factors of uncertainty that are associated with this specific area, such as atmospheric conditions. Thus, it is essential to improve the management strategies of construction companies, in order to make them more efficient and able to react to any possible adverse situation. In this dissertation, the action-research methodology was used to identify and suggest improvement opportunities in accordance with the different strategies already used in the organization to increase its competitiveness in the current market. Initially, the work closing report used by the organization to detect the constructions cost deviations was analysed. Regarding to this report, some improvement proposals were suggested, mainly related with its overall information and financial data. As a result of the major cost deviations detected in some categories (like materials, waste, travel and accommodation), the respective budget-related techniques used were analysed and new procedures were proposed with the purpose of making the budgeted costs more real. In order to be improved, the scaffolding management process carried out by the organization was also evaluated. A more profitable method was suggested, involving the purchase of some models and the rental of another’s – rather than the rental of all of them, which was the initial strategy adopted by the company. Still in the scope of the existing techniques analysis and improvement, it was identified that the procedure used in the contracts analysis was very inefficient. Thus, it was recommended a new one with the following characteristics: digital approach; easier and faster checking of information; and cheaper. In order to provide a procedure that allows the strictly and efficient control the results of the organization processes, two tools based on business intelligence methodologies were created. The first tool, “dashboard”, corresponds to a control panel composed by the key performance indicators that are crucial for process monitoring. The second tool, “Machine Learning”, for production process, enables to predict whether the total costs of a construction with certain characteristics will be higher than those that were previously defined in the budget.