Estudo e propostas de melhoria no sistema de gestão de equipas e projetos: caso de estudo

Abstract

Face às mudanças sentidas, as organizações estão cada vez mais empenhadas em implementar metodologias ágeis como uma nova abordagem à gestão de projetos e promover práticas de gestão de projetos mais eficientes. A capacidade de inovação e de responder eficientemente aos desafios são condições de excelência para garantir a competitividade de qualquer organização. Com esta dissertação pretendeu-se implementar soluções de gestão de projetos num centro de inovação em engenharia de polímeros, o PIEP. Atendendo à realidade da organização, existia a necessidade e vontade de potenciar o uso de práticas comuns de gestão de projetos e promover a comunicação permanente entre a equipa para a partilha de informação e para alcançar um progresso mais eficiente e produtivo em cada projeto. A estratégia de investigação seguida foi a investigação-ação, tendo este trabalho sido iniciado com uma revisão bibliográfica para consolidar conceitos relacionados com a gestão de projetos e o Scrum. Caracterizada a organização, seguiu-se uma descrição, mais detalhada, do seu funcionamento e estrutura relacionada com o objeto de estudo deste trabalho. A partir do levantamento dos aspetos que podiam ser melhorados definiram-se algumas propostas para serem implementadas e foi desenvolvida uma matriz de critérios. A matriz de critérios incluiu aspetos de normalização da gestão de custos necessários para obter um nível mais elevado de desempenho dos projetos. A implementação da estrutura Scrum abordou a necessidade de adaptar esta filosofia ao contexto real da organização para desta forma poder ser aplicada de forma transversal, a todos os projetos. A integração da gestão de custos do projeto num só documento veio permitir um maior mapeamento e controlo de todos os custos para uma análise e tomada de decisão mais eficiente. Apesar da resistência à mudança, a aplicação dos eventos PiepScrum, nomeadamente, o Sprint planning, Weekly Scrum, Sprint review meeting e Sprint retrospective contribuíram para a melhoria do planeamento, mais especificamente na organização de tarefas, no envolvimento da equipa, partilha de ideias e na antevisão de possíveis dificuldades futuras. A implementação destas duas ferramentas veio potenciar a transparência dentro da organização e reforçar a importância de adotar métodos normalizados e uma linguagem universal. Sendo que, a aplicação de práticas de gestão deve ser abordada como uma ação de melhoria contínua.

Given the perceived changes, organizations are increasingly committed to implement agile methodologies as a new approach to project management and promote more efficient project management practices. The capacity for innovation and the ability to respond effectively to the challenges are excellent conditions to ensure the competitiveness of any organization. This dissertation intended to implement project management solutions in a polymer engineering innovation centre, PIEP. Given the reality of the organization, there was a need and desire to maximize the use of common practices project management and promote ongoing communication between the team to share information and to achieve a more efficient and productive progress on each project. The research strategy adopted was action-research, and this work started with a bibliographic review to consolidate concepts related to project management and Scrum. Once the centre was characterized, a more detailed description of its operation and structure was followed and support the object of study of this work. From the survey done based on aspects that could be improved was defined a number of proposals that could be implemented and developed a criteria matrix. The criteria matrix includes cost management standardization aspects needed to achieve a higher level of projects performance. The Scrum structure created the need to adapt this philosophy to the real context of the organization so that could be applied across all projects. The integration of project cost management in a single document has allowed a better mapping and control of all costs for more efficient analysis and decision-making. Despite resistance to change, the application of PiepScrum events like Sprint planning, Weekly Scrum, Sprint review meeting and Sprint retrospective contributed to the planning improvement, more specifically in the tasks organization, team involvement, sharing of ideas and to know, in an anticipated way possible future difficulties. The implementation of these both instruments has enhanced transparency inside the organization and improve the importance of standardized methods and universal language. However the implementation of management practices should be addressed as a continuous improvement action.