Improvement and standardization of quality assurance procedures in external logistics providers

Abstract

The dissertation project was conducted in cooperation with a company of the automotive sector. It consists of a case study about improving and standardizing work procedures in order to assure quality in the operations of external logistics providers. A preliminary phase involved an extensive review of relevant literature with regards to process improvement and standardization, with a particular focus on the Toyota Production System and several methods of assuring quality in operations. The strategy defined was develop feasible and robust standard procedures, while ensuring collaboration amongst all stakeholders. It was decided to invest more time in building consensus rather than rushing with the implementation of the standards. Regular visits were conducted to workshops across Europe and feedback from managers, engineers and members was consistently sought every week. Although resulting in multiple iterations for each procedure, this ensures the implementation will go smoothly and members will cooperate. It also motivates members and lays the foundation for their future process improvement initiatives. First, the list of procedures to improve and standardize was created. Next, the procedures for the team leader process checks and for training were selected as the most crucial to increase quality performance. The standards were developed, including a VBA algorithm to increase the speed of data handling, and the definition of key performance indicators to visualize problems and trigger data-driven decision making. In parallel, a process digitalization trial was conducted with a tablet and centralized software solution, as a means to reduce paper, increase the accuracy and speed of inspection, and generate actionable insights. Nine other operational procedures were developed. Consensus was built during the project and a system based on ISO 9001 was developed to document the procedures in a structured way, thus satisfying certification and auditing purposes. The new standards, when implemented, are expected to raise the quality performance up reduce quality gate defects below 1%, product audits below 10% and raise process audits above 85%.

O projeto de dissertação foi realizado em parceria com uma empresa do setor automóvel, consistindo num caso de estudo acerca da melhoria e normalização de procedimentos para assegurar qualidade nas operações de parceiros logísticos externos. A fase preliminar do projeto envolveu uma extensa revisão de literatura relevante para o tema de melhoria e normalização de processos, com foco no Toyota Production System e em métodos de garantia de qualidade nas operações. A estratégia adotada foi o desenvolvimento de procedimentos robustos e exequíveis, assegurando colaboração com todos os parceiros. Foi decidido investir mais tempo em fomentar consenso do que em apressar a implementação dos novos standards criados. Foram realizadas visitas frequentes a centros logísticos na Europa e recolhida a opinião de gestores, engenheiros e membros da equipa todas as semanas. Apesar de tal resultar em múltiplas iterações de cada procedimento, isto assegura uma implementação suave, com cooperação dos trabalhadores. Serve também de motivação para os membros e cria a base para as suas futuras iniciativas de melhoria contínua de processo. Inicialmente foram listados todos os procedimentos a desenvolver e melhorar. De seguida, os procedimentos para o líder de equipa e para formação foram selecionados como os mais cruciais para aumentar os níveis de qualidade. Os standards foram desenvolvidos, incluindo um algoritmo em VBA para acelerar a transferência de dados e a definição de indicadores chave de desempenho para visualizar problemas e acionar tomada de decisão. Paralelamente, foi testada a digitalização do processo com um tablet e software centralizado, como meio para reduzir papel, aumentar a eficácia e rapidez de inspeções, e acionar ações de melhoria. Foram ainda elaborados nove outros procedimentos. Consenso com parceiros foi ativamente procurado e um sistema baseado na norma ISO 9001 foi criado para documentar processos de forma estruturada, satisfazendo requerimentos de certificação e auditoria. Com os novos standards é esperada a redução dos defeitos de qualidade abaixo de 1%, resultado de auditorias de produto abaixo de 10% e aumento de auditoria de processo acima de 85%.