Creation and implementation of collaborative business processes & solutions for international logistics, in a retail company

Abstract

The present dissertation was carried out as part of the Integrated Master of Industrial Engineering and Management and under the scope of Sonae’s internship initiative, “Call for Solutions”, more specifically at the International Logistics Department of Sonae SR. The challenge proposed by Sonae was named “Create and implement Sonae’s future business processes and solutions for International Logistics” and consisted in integrating a transformation programme team that was responsible for creating and implementing collaborative processes and solutions, supported on a Software as a Service (SaaS) solution, in collaboration with international partners worldwide. This project emerged when a series of constraints were identified in every team of Sonae’s International Logistics Department. In order to tackle these constraints, a supply chain collaborative solution has been developed and implemented, enabling the creation of a single point of contact and visibility for all supply chain stakeholders, available globally and at any time. This project has implied great organizational changes, since all import and export processes will be managed exclusively through this tool. In addition, entities such as suppliers, logistics service providers and customs brokers must be engaged on it and have an active role, in order to achieve a successful Roll-Out. The results were very satisfactory: in 11 months, 63% of the total purchase orders for suppliers from India, Pakistan, Bangladesh and Sri Lanka regions, and 29%, for suppliers from China region, were placed through this tool, representing almost 1600 purchase orders. Regarding the supply chain entities that had to be engaged, the on-boarding rates were the following: (i) A total of 79 suppliers from India, Pakistan, Bangladesh and Sri Lanka were on-boarded, representing an on-boarding rate of 100%; (ii) 96 suppliers from China region were on-boarded, from a total of 418, representing an on-boarding rate of 23%; (iii) A total of 3 Logistics Service Providers/3PL were on-boarded, representing an on-boarding rate of 100%; (iv) A total of 2 Customs Brokers were on-boarded, representing an on-boarding rate of 100%;

A presente dissertação foi realizada no âmbito do Mestrado Integrado em Engenharia e Gestão Industrial e desenvolvida sob a iniciativa de estágios “Call for Solutions”, promovida pela Sonae, na Direção de Logística Internacional (DLI). O desafio proposto pela Sonae, no âmbito da referida iniciativa apresentou o tema “Create and implement Sonae’s future business processes and solutions for International Logistics” e consistiu em integrar uma equipa de projeto, responsável por desenvolver e implementar novos processos de negócio e soluções, em colaboração com parceiros internacionais, necessários para a implementação de uma solução digital colaborativa, suportada num regime de “Software as a Service”. Este projeto surgiu quando uma série de ineficiências foram identificadas, conexas aos processos de importação e exportação da Sonae. Por forma a colmatar as necessidades identificadas, uma ferramenta digital tem sido desenvolvida e implementada na realidade operacional da Direção de Logística Internacional, que visa criar um ponto único de contacto e visibilidade, para as entidades presentes na cadeia de abastecimento. Este projeto implicou grandes alterações organizacionais e gestão da mudança, dado que todos os processos de importação e exportação serão, no futuro, geridos exclusivamente através desta nova solução. Adicionalmente, uma vez que a plataforma em questão é uma solução colaborativa, tornou-se premente envolver, de forma ativa, outras entidades da cadeia de abastecimento, tais como fornecedores, operadores logísticos e despachantes. Os resultados foram muito satisfatórios: em 11 meses, 63% das ordens de compra de fornecedores de regiões como a India, Paquistão, Bangladesh e Sri Lanka, e 29% das ordens de compra de fornecedores da região da China, foram colocadas através desta plataforma. Relativamente ao envolvimento ativo de outras entidades da cadeia de abastecimento, as taxas de on-boarding foram as seguintes: (i) 100% dos fornecedores da região da India, Paquistão, Bangladesh e Sri Lanka foram on-boarded (de um total de 79 fornecedores) (ii) 23% dos fornecedores da região da China foram on-boarded (de um total de 418 fornecedores); (iii) 100% dos Operadores Logísticos foram on-boarded (de um total de 3 operadores logísticos); (iv) 100% dos Despachantes foram on-boarded (de um total de 2 entidades despachantes).