Analysis of the main processes in an engineering department based on complex product systems

Abstract

Currently, for any Complex Product Systems dealing effectively with the existing information can create competitive advantages. However, due to the high numbers of parties involved and the constant changes, managing the existing knowledge and ensuring its integration is not an easy process. Thus, standardization turns out to be an important aspect. Considering this research problem, the main goal of this master’s thesis is to analyse, describe and redefine some of the existing processes of the Development Centre in Bosch Car Multimedia, S.A.. Due to the complexity and the continuous growth of the Department, the existing information is not meeting the teams’ needs and the existing guidelines are not consistent. As the information is also not properly shared, the idea of creating a “Department Handbook” turned out to be a relevant topic. To achieve the proposed objectives a case study methodology was applied and a qualitative analysis was made. This project began with an in-depth analysis over the existing documents and processes directly associated with information sharing – Directives and Work Instructions. After understanding the current needs of the department and identifying the existing problems, the documents content was updated and reorganized, as well as the overall process for creating new documents. Lastly, all the improvement process, led to the possibility of creating the bases of the “Department Handbook”. By organizing the existing information and by getting to know the department needs, allowed the creation of guidelines more relevant and useful for the Handbook. Although many aspects still need to be analysed, this project helped to evidence the current need and advantages of standardize and organize the internal communication of the department.

Nos dias de hoje, saber como lidar de forma eficaz com a informação existente num Complex Product Systems, pode criar vantagens competitivas. No entanto, como consequência do grande número de partes envolvidas e da mudança constante, a gestão do conhecimento existente e a sua integração torna-se bastante complexa. Assim, standardizar os processos revela-se um aspeto crítico. Tendo em conta este problema de investigação, o principal objetivo desta dissertação passa por analisar, descrever e redefinir alguns dos processos adotados no Centro de Desenvolvimento da Bosch Car Multimedia, S.A.. Devido à complexidade e ao crescimento contínuo deste Departamento, a informação existente para além de não ir ao encontro das necessidades das equipas, não é devidamente partilhada, e as guidelines atuais não são adequadas. Surge assim a ideia de criar o Handbook do Departamento. Recorrendo à metodologia de investigação case study e a uma análise qualitativa, numa primeira instância foi feita uma análise detalhada sob os documentos existentes e os processos diretamente associados à partilha de informação – Diretivas e Instruções de Trabalho. Após compreender as necessidades atuais do departamento e identificar os diferentes problemas, o conteúdo dos documentos foi atualizado e reorganizado bem como os processos associados à criação de novos. Por último, todos os processos de melhoria possibilitaram a criação das bases do Handbook do Departamento. Apesar de alguns tópicos não terem sido aprofundados, este projeto realçou as necessidades atuais do Departamento, assim como as vantagens de standardizar e organizar a comunicação interna do mesmo.