Gestão de depósitos em arquivos

Abstract

Os Arquivos Nacionais e Regionais têm como objectivo principal recolher e preservar a herança arquivística nacional que de alguma forma possuam interesse histórico, como por exemplo, documentos originados em cartórios, tribunais, ou em organismos religiosos. Estes documentos estão tipicamente relacionados com registos de nascimentos/óbitos, processos cíveis, entre outros. Para além de preservar esta informação, os Arquivos disponibilizam também a consulta pública destes documentos a quem assim o desejar. De uma forma geral, estes documentos são organizados, de forma hierárquica num modelo que comporta três níveis, orgânico, funcional e documental, e constituídos fisicamente em depósitos, que correspondem a uma determinada área física do(s) edifício(s) que representam o Arquivo (por exemplo, salas). A aplicação DigitArq da KEEP Solutions é um software de gestão de Arquivos, baseada em normas internacionais, que permite a produção e exportação de registos descritivos (informação recolhida nos documentos e outros objetos presentes nos fundos), disponibilizando-os em portais agregadores de conteúdos arquivísticos. Atualmente, esta aplicação permite guardar e obter informação relativa aos documentos e à sua hierarquia lógica nos fundos em que estão inseridos, mas não permite conhecer detalhes sobre os depósitos em que estão inseridos, nem sobre os depósitos em si mesmos. É neste contexto que esta dissertação é realizada, acompanhando o processo de criação de um novo módulo experimental para o DigitArq que permita realizar a manutenção de depósitos, incluindo a gestão do seu espaço, a identificação da localização física dos seus documentos, e que possua também funcionalidades de optimização dos seus espaços em termos de armazenamento.

National and regional archives main purposes are to collect and maintain national archiving heritage that, in some way, may have some historical relevance, like notary’s office documents, courts or religious organizations. These documents are typically related with birth/death records, civil proceedings, among others. Besides preserving this info, archives allows for records public consultation to whoever wishes so. Generally, these documents are organized in a hierarchical way, in a model that supports three levels, organic, functional and documental, and then constituted physically in deposits that match to a given physical area of the building(s) that belongs to the archive (such as rooms). The software DigitArq of KEEP Solutions is an archival management application, based on international standards, that allows for production and exporting of descriptive records (data collect from the documents and other objects in the fonds), making them available on archival aggregation portals. Currently, this application allows for saving and retrieving documents data and their logical organization in the fonds they belong, but it doesn’t provide any sort of information about the deposits where they are kept nor about the deposits themselves. It’s in this context that this dissertation will be developed, following the creation process of a new experimental software module for DigitArq, that will allow for deposit management, including its space management, documents physical location identification, and that also have storage space optimization features.