Human and technological dynamics in complex research and development projects: information management and knowledge sharing dimensions

Abstract

In today’s competitive economy enterprises often get involved in project consortiums that allow them to develop innovative products in a short period of time. These projects involve large teams composed of research institutes, universities, IT corporations, and industrial associations; each one with its organizational culture, and scientific and professional backgrounds, that mainly rely on information and communication technology (ICT) to collaborate. Complex research and development (R&D) projects involve a wide number of participants, diversity of knowledge and skills, and a considerable degree of uncertainty; requiring accurate information retrieval and management of the social interactions between different participants leading to efficient knowledge sharing. Consequently, complex R&D projects require additional team collaboration and a consistent information management strategy to support the development of the project. Despite the considerable number of studies on information management and knowledge sharing in the context of organizational environments, only a few address temporary organizations or teams; especially complex R&D projects. In addition, the existent stream of literature on project management needs a more unifying and comprehensive approach to the study of information management strategies and practices. Namely, by taking into equal consideration the human and technological factors that influence the course of complex R&D projects. Therefore, investigating and providing knowledge to develop innovative approaches that cut time and effort to plan and implement information and knowledge management processes and strategies for complex R&D projects is unquestionably valuable. The development of such approaches needs to be informed by the information behaviour of individuals and teams and contextualized by the socio-technical environments. Following this drive, this thesis addresses the main findings of empirical studies on the: (a) information management barriers, (b) knowledge sharing barriers, and (c) collaborative activities in the context of complex research and development (R&D) projects. The following (a) information management barriers are identified: difficulties in controlling documentation; inadequate information technology (IT) support at disposal; information overload; dispersion of information among different institutions and/or participants; difficulties in updating and adapting information; lack of time for efficient information management; and the codification process of information. The next (b) knowledge sharing barriers are addressed: codification process; inadequate information technology (IT) to support knowledge sharing; lack of initiative and strategy by the workers; and lack of time and resources. It is also pointed out and explained the practices and issues that occur in the collaborative R&D activities, such as: the information exchange and retrieval; communication barriers; the interdependence of knowledge and skills between partners and participants; and the difficulties inherent to the use of different technical terminologies. Following a multiple case studies approach, it is also (c) described and explained how and why collaborative activities involving information management and knowledge sharing are performed in complex R&D projects. To analyse the dynamics between human and technological aspects of complex R&D projects development, the Actor Network Theory (ANT) was used as an analytic device. Specifically, ANT is used to provide a novel and comprehensive perspective of complex R&D projects development, but centred in the collaboration between teams and participants. This thesis derives implications for the wider disciplines and practices of information and knowledge management, and project management related research. It is particularly significant to project managers because it provides relevant knowledge to devise innovative and more effective information management and project management models and techniques (including ICT strategies), that influence project development and its performance.

Numa economia tão competitiva como a actual, as empresas recorrem regularmente a projectos de investigação e desenvolvimento (I&D) em consórcio para desenvolverem produtos complexos e inovadores num curto espaço de tempo. Estes consórcios envolvem múltiplas equipas, cada uma delas com diferentes culturas organizacionais, experiências profissionais e científicas. No entanto, estas equipas dependem primordialmente de uma grande variedade de plataformas e ferramentas tecnológicas para comunicar e colaborar. Os projectos complexos de I&D requerem um elevado nível de colaboração e envolvem: um grande número de participantes, diversidade de competências, e um elevado grau de incerteza; necessitando de uma estratégia de gestão da informação eficiente. Além disso, é necessário gerir as relações interpessoais entre diversos participantes de forma a potenciar a partilha de conhecimento. Como tal, os projectos complexos de I&D necessitam de uma estratégia consistente de gestão da informação e partilha do conhecimento para apoiar o desenvolvimento do projecto. Apesar do número significativo de estudos sobre gestão da informação e partilha de conhecimento no contexto organizacional, apenas um pequeno número concerne equipas ou organizações temporárias; nomeadamente projectos complexos de I&D. Além disso, a literatura existente no contexto de projectos requer uma abordagem mais unificadora e abrangente às estratégias e práticas de gestão da informação. Em particular, tendo em igual ponderação os factores humanos e tecnológicos que influenciam o percurso de um projecto complexo de I&D. Como tal, investigar abordagens inovadoras que aumentem a eficiência e reduzam o tempo na implementação de estratégias e processos para gestão da informação e partilha do conhecimento em projectos complexos de investigação e desenvolvimento é extremamente vantajoso. O desenvolvimento destas abordagens necessita de ter em consideração o comportamento informacional dos indivíduos e equipas, bem como os contextos sociotécnicos. Como tal, esta tese reporta as conclusões de estudos exploratórios aos: a) obstáculos na gestão da informação em projectos complexos de I&D – focam-se os obstáculos e dificuldades identificados pelos gestores e participantes de projectos complexos. Com estas conclusões, pretende-se suprir a ausência de investigação empírica no contexto de projectos complexos de I&D; e disponibilizar conhecimento que permitirá aos gestores de projectos complexos implementar estratégias, plataformas e ferramentas mais eficientes de gestão da informação em projectos. b) obstáculos na partilha do conhecimento e actividades colaborativas em projectos complexos de I&D – focam-se os obstáculos, dificuldades e práticas identificadas pelos gestores e participantes de projectos complexos de I&D na partilha de conhecimento e actividades colaborativas. O objectivo desta investigação é contribuir para o conhecimento do trabalho realizado no contexto de projectos complexos para melhorar as estratégias de gestão e as plataformas tecnológicas de suporte a projectos. Por fim, esta tese também descreve e analisa: c) como e porquê as actividades colaborativas que envolvem gestão da informação e partilha do conhecimento são realizadas em projectos complexos de I&D – seguindo uma abordagem de investigação de estudo de múltiplos casos, foram analisados do inicio até ao fim, dois projectos complexos (múltiplos países e parceiros) de I&D. Estes projectos envolveram um nível tecnológico significativo no suporte das actividades colaborativas. A Actor Network Theory foi utilizada como instrumento analítico para o estudo dos projectos. Esta investigação disponibiliza uma perspectiva abrangente do desenvolvimento destes dois projectos, analisado de igual forma as dinâmicas dos aspectos humanos e tecnológicos que interagiram durante o processo. Esta tese deriva implicações para a teoria e prática de gestão da informação e conhecimento, gestão de projectos e investigação relacionada com a Actor Network Theory. É especialmente significativa, porque disponibiliza conhecimento que permitirá aos gestores de projectos desenvolver e implementar estratégias inovadoras e mais eficientes de gestão da informação e partilha do conhecimento; assim como técnicas (incluindo tecnologias e sistemas de informação), que influenciam o desenvolvimento do projecto e a sua performance.