A estrutura da memória organizacional : uma nova proposta

Abstract

A recuperação de informação crucial para a organização num determinado momento, é um problema que tem preocupado as organizações, em especial devido à enorme quantidade de informação que uma organização lida no seu dia-a-dia. Um outro problema existente nas organizações diz respeito à não partilha de informação e conhecimento entre todos os seus colaboradores. Assim, é importante que as organizações tenham ao seu dispor mecanismos que lhe permitam diariamente armazenar e partilhar a sua informação. Neste sentido, a Memória Organizacional torna-se crucial pois o seu armazenamento permitirá à organização ter sempre disponível e partilhado o seu conhecimento, sendo este utilizado na tomada de decisão do presente, melhorando-se assim o desempenho da organização. A palavra desempenho é cada vez mais o termo em que as organizações centram as suas atenções, na medida em que, com os avanços tecnológicos a evoluírem de uma forma acelerada, nenhuma organização pretende ficar na retaguarda dos seus concorrentes e ser um outsider no mercado em que está inserida. Assim, e de modo a que exista um mecanismo disponível para as organizações e estas consigam melhores desempenhos, esta investigação visa acima de tudo validar e operacionalizar um novo modelo de Memória Organizacional, demonstrando-se ainda as implicações que os Sistemas de Informação podem ter nesta investigação. Deste modo, este trabalho evidencia uma proposta de operacionalização de um novo modelo de Memória Organizacional, que através de um método (definido nesta investigação) poderá ser testado e implementado numa organização. A Memória Organizacional integra a experiência colectiva da organização que foi construída no decurso da realização das actividades necessárias à concretização da missão da organização. Essa experiência encontra-se armazenada nas pessoas, nas rotinas e normas que regem a sua acção e nas representações de conhecimento armazenadas nos sistemas informáticos das organizações. Sendo assim, ela encontra-se intimamente ligada aos processos de armazenamento, transformação e distribuição de informação por toda a organização, estando armazenada em Sistema de Informação Organizacional, que a alimentam e que são por ela alimentados.

The recovering of crucial information to the organization in a specific moment is a problem that has worried the organizations especially due to the big amount of information an organization deals with on a daily basis. Another problem of the organizations concerns the no sharing of information and knowledge among all its employees. Therefore, it’s important that arrangements are available for the organizations which allow them to store and share the information every day. In this sense, the Organizational Memory becomes crucial in all this procedure since its storage will allow to the organization to have always available and shared the knowledge, being this one used in the present decision making, improving this way the performance of the organization. The word «performance» is increasingly the word in which the organizations focus their attention, to the extent that, with the technological improvements progressing so overwhelming, no organization intends to stay behind its competitors and become a outsider in the market in which it is inserted. So, so that there is a mechanism available to the organizations and these ones can improve their performances, this investigation intends above all to validate and operate a new Organizational Memory model, proving also the involving that the Information Systems may have in this research. Therefore, this work evidences a proposal of operation of a new Organizational Memory model, that through a method (set out in this investigation) will be able to be tested and implemented in an organization. The Organizational Memory integrates the collective experience of the organization which was built during the performing of the activities needed to the achievement of the organization mission. This experience is stored in the people, in the routines and in the standards which rule their actions and in the representations of knowledge stored in the computer systems of the organizations. So, it is closely connected to the storage processes, transformation and distribution of information by all the organization, being stored in Organizational System of Information, which feed it and (on the other hand) that are fed by it.